Une demande sans réponse part chez le voisin
Un voyageur qui écrit le soir et n'a rien au réveil a déjà écrit ailleurs. Sans endroit unique où elles atterrissent, personne ne sait combien de demandes sont restées sans réponse cette semaine.
Gérer un riad à Marrakech, sans cahier ni tableur
Nous avons construit notre propre outil de gestion pour les établissements de Marrakech : les demandes de tous les canaux, le planning, les arrivées, le registre des déclarations, les tarifs et l'argent de la maison, au même endroit.
Il est utilisé en conditions réelles. Vous pouvez le manipuler vous-même, sur rendez-vous, avant toute décision.
Le problème n'est pas le nombre de chambres
Dans un établissement de petite capacité, rien n'est vraiment compliqué pris isolément. Ce qui use, c'est la dispersion : la demande arrive sur WhatsApp, le tarif est dans un tableur, la fiche d'arrivée sur un cahier, l'encaissement dans la tête du gérant. Tant que la même personne est là tous les jours, cela tient.
Cela cesse de tenir en haute saison, quand quelqu'un est absent, ou le jour où l'on veut savoir ce que la maison a réellement gagné le mois dernier. C'est à ce moment que l'on découvre ce qui manquait : non pas un logiciel de plus, mais un endroit unique où l'on voit ce qui se perd.
Ce que nous voyons dans les établissements de Marrakech
Des personnes hébergées sans fiche d'arrivée
C'est le genre d'oubli qui ne se voit pas tant que rien n'arrive. Un séjour saisi à la va-vite, une privatisation qui ne crée pas de réservation, et le registre n'est plus à jour.
Des nuits vendues au mauvais prix
Le tarif de référence s'applique par défaut, la haute saison n'a pas été saisie, et des nuits partent en dessous de ce que le marché accepte, ou restent vides au-dessus.
Le suivi éclaté entre trois supports
Un cahier à la réception, un tableur pour les tarifs, un fil WhatsApp pour le reste. Quand quelqu'un est absent, plus personne ne sait où en est un dossier.
Ce que fait notre outil, écran par écran
Pas de démonstration en vidéo, pas de captures retouchées. Voici les écrans tels qu'ils existent, et vous les verrez fonctionner en rendez-vous.
Le tableau du jour
Ce qui se perd aujourd'hui si personne ne s'en occupe : un départ à encaisser, une chambre attendue et pas prête, des arrivées à enregistrer, des clients sur place dont on ne sait pas s'ils dînent, un transfert à organiser.
Les demandes, tous canaux confondus
Chaque sollicitation est enregistrée, d'où qu'elle vienne : WhatsApp, téléphone, e-mail, formulaire du site. L'écran montre combien se transforment en séjour, en combien de temps vous répondez, et lesquelles ont été perdues faute de réponse.
Le registre des déclarations
Les fiches d'arrivée, tenues personne par personne, avec la liste de celles qui manquent encore. Les cas qui échappent aux habitudes, comme une privatisation, sont signalés au lieu de passer à travers.
Les tarifs, par période
Un tarif de référence par chambre, des périodes qui s'appliquent nuit par nuit, un simulateur de séjour, et la comparaison avec les prix pratiqués autour de vous. Les nuits libres dont le prix mérite un regard remontent toutes seules.
Les demandes d'avis
L'invitation à laisser un avis part quelques jours après le départ, vers Google. C'est le canal qui vous fait découvrir sans commission, et c'est celui que l'on oublie le plus souvent quand la saison bat son plein.
L'argent de la maison
Ce que la maison gagne, ce qui est déjà réservé, la comptabilité, les charges fixes, le personnel et ce qu'on reverse. De quoi répondre à la seule question qui compte en fin de mois, sans rouvrir trois tableurs.
À qui il s'adresse
Lodges et écolodges
Petites capacités, équipe réduite, activités et transferts à organiser
Riads et maisons d'hôtes
Médina, demandes majoritairement sur WhatsApp, forte saisonnalité
Petits hôtels indépendants
Sans centrale de réservation de groupe, tout repose sur la direction
Parcs de riads
Plusieurs maisons gérées par la même équipe, besoin d'une vue commune
Conciergeries
Biens confiés par des propriétaires, reversements à suivre
Ce qu'il ne fait pas
Il ne se synchronise pas avec les plateformes de réservation. Vos disponibilités et vos tarifs sur Booking ou Airbnb restent gérés comme aujourd'hui, et il n'inclut pas de moteur de réservation en ligne sur votre site.
Nous le disons dès la première page plutôt qu'au troisième rendez-vous. Si votre besoin prioritaire est la synchronisation avec les plateformes, dites-le d'emblée, nous vous orienterons autrement au lieu de vous vendre l'outil.
La démonstration
Sur rendez-vous, dans nos bureaux à Marrakech ou à distance. Vous prenez la main sur un établissement d'exemple, vous enregistrez une demande, vous regardez le registre et les tarifs. Aucun engagement n'est demandé ensuite.
Questions fréquentes
Votre outil remplace-t-il notre façon de travailler ?
Non. Les demandes continuent d'arriver sur WhatsApp, au téléphone ou par e-mail, et c'est toujours votre équipe qui accueille et qui répond. L'outil sert à ce que rien ne se perde entre les canaux, et à ce que vous sachiez chaque matin ce qui reste à faire : une arrivée à enregistrer, un encaissement en attente, une fiche manquante, une chambre pas prête.
Se connecte-t-il à Booking ou Airbnb ?
Pas aujourd'hui, et nous préférons le dire avant plutôt qu'après. L'outil ne synchronise ni les disponibilités ni les tarifs avec les plateformes de réservation, et il n'inclut pas de moteur de réservation en ligne. Il gère la vie de la maison : les demandes, le planning, les arrivées, les tarifs, l'argent et le registre.
Gère-t-il le registre des déclarations ?
Oui, c'est l'un des écrans. Il tient le registre des fiches d'arrivée, personne hébergée par personne hébergée, et signale celles qui manquent avant qu'elles ne deviennent un problème. La déclaration porte sur les personnes hébergées, pas sur les nuits vendues, ce qui est une source d'erreur fréquente quand le suivi se fait sur un cahier.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Cela dépend de ce que vous avez déjà : nombre de chambres, tarifs par période, activités proposées, et de l'état de vos données actuelles. Le cadrage se fait pendant la démonstration, et nous vous disons à ce moment-là ce qu'il faut préparer. Nous ne démarrons pas sans avoir vu comment vous travaillez aujourd'hui.
Peut-on le voir fonctionner avant de s'engager ?
Oui, c'est même la seule façon de se décider sérieusement. La démonstration se fait sur rendez-vous, dans nos bureaux à Marrakech ou à distance, et vous manipulez l'outil vous-même sur un établissement d'exemple. Aucun engagement n'est demandé à l'issue.
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Une heure suffit pour savoir s'il correspond à votre maison. Vous repartez avec un avis franc, y compris si la réponse est non.